WISATA KONVENSI

KONVENSI
a. Arti Konvensi

Istilah konvensi pada awalnya dimengerti sebagai suatu kegiatan yang menyenangkan bagi banyak orang ketika sedang berkumpul untuk suatu tujuan tertentu diantara mereka sendiri. Banyak pengusaha hotel kecil pada umumnya mempertanyakan : Apa konvensi itu?
Sebaliknya bagi mereka yang sudah berpengalaman mengelola hotel besar, istilah konvensi merupakan sebuah bisnis yang potensial bila dikaitkan dengan industri pariwisata.
Dalam diktat yang berjudul pengetahuan dasar wisata konvensi untuk perkuliahan Akademi Pariwisata Trisakti, penulis memberi batasan istilah konvensi ini sebagai berikut: Konvensi adalah pertemuan sekelompokorang yang secara bersama-sama bertukar pikiran, pengalaman dan informasi melalui pembicaraan terbuka, saling siap untuk mendengar dan didengar serta mempelajari, mendiskusikan kemudian menyimpulkan topik-topikyang dibahas dalam pertemuan dimaksud. Kelompok ini bisa terdiri dari 10 orang atau lebih.

b. Arti Konvensi Menurut UU Kepariwisataan RI
Secara lebih konkret pemerintah melalui keputusan Menteri Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi No. KM 108/HM.703/MPPT-91 merumuskan : kongres, konferensi, atau konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompokorang (negarawan,usahawan, cendekiawan, dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama.
Selanjutnya dalam Undang-Undang Kepariwisataan Republik Indonesia Nomor 9 tahun 1990, Bab IV Usaha Pariwisata Bagian Kedua Usaha Jasa Pariwisata, pasal 9 ayat (1) dicantumkan jenis-jenis usaha pariwisata, seperti berikut :
a. Jasa biro perjalanan wisata
b. Jasa agen perjalanan wisata
c. Jasa pramuwisata
d. Jasa konvensi, perjalanan intensif dan pameran
e. Jasa impresariat
f. Jasa konsultan Pariwisata
g. Jasa informasi pariwisata

Sebagai tolak ukur pedoman pelaksana suatu konvensi, pemerintah indonesia mempergunakan “ Keputusan Menteri Pariwisata, Pos, dan Telekomunikasi nomor KM.108/HM.703/MPPT-91, tentang ketentuan usaha jasa konvensi, perjalanan intensif dan pameran, bab 1, pasal 1” yang berbunyi:

a. Kongres, Konperensi atau Konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan, cendekiawan, dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama.
b. Perjalanan intensif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kegiatan penyelenggaraan konvensiyang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan.
c. Pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang dikaitkan dengan pariwisata.
d. Usaha Jasa Konvensi, perjalanan intensif dan pameran merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan, cendekiawan, dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama.
e. Izin Usaha adalah izin yang diberikan oleh direktur jenderal untuk menyelenggarakan usaha jasa konvensi, perjalanan intensif dan pameran.

PAMERAN SEBAGAI USAHA JASA PARIWISATA

Pameran yang dikaitkan dengan industri pariwisata, dalam bahasa inggris disebut dengan berbagai istilah, tergantung pada jenis kegiatan pameran yang diselenggarakan. Seperti contoh : exhibition, expo atau expoition, industrial show, trade fair, trade show, scientific/tehnical atau professional/scientific exhibition. Pakar pameran seperti Hale N. Tongren dan james P. Thompson, mendefenisikan :
Industrial show (pameran industri) adalah kegiatan pameran yang dimanfaatkan oleh perusahaan-perusahaan pembuat alat-alat dan produk-produk tertentu untuk menggelar hasil karyanya bagi umum dan perusahaan lainyang berminat untuk membelinya.
Trade show (pameran dagang) adalah pameran untuk berdagang. Pembeli datang berkunjung kepameran ini untuk membeli produk demi kebutuhan sendiri atau diperjual belikan kembali dalam jumlah banyak.
Professional or scientific exhibition (pameran ilmiah atau profesional) adalah pameran yang dikaitkan dengan persidangan kelompok-kelompok profesional, guru, ilmuwan, dan mereka yang merupakan pemakai akhir (end users) dari produk atau jasa pelayanan yang digelar pada pameran ini.
Kegiatan pameran (exhibition) dalam pengertian umum adalah merupakan salah satu cara atau media penyebaran informasi, perkenalan sekaligus pemasaran suatu produk, baik bentuk gagasan maupun barang.

BAB 2
MICE

Mice adalah kegiatan konvensi, perjalanan intensif dan pameran dalam industri pariwisata.
Apa yang dimaksud dengan MICE? Secara teknis , MICE (Meeting, Incentive, Conference dan exhibition) digolongkan kedalam industri pariwisata. Dalam peritilah indonesia MICE diartikan sebagai wisata konvensi, dengan batasan : usaha jasa konvensi, perjalanan intensif, dan pameran merupakan usaha dengan kegiatanmemberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan, cendekiawan,dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. Pada umumnya kegiatan konvensi berkaitan dengan kegiatan usaha pariwisata lain, seperti transportasi, akomodasi, hiburan, perjalanan pra- dan pasca-konferensi (pre-and post-conference tours).

MEETING

Meeting adalah istilah bahasa inggris yang berarti rapat, pertemuan atau persidangan.adalah merupakan hal yang lazim bahwa rapat, pertemuan atau persidangan ini diselenggarakan oleh kelompok orang yang tergabung dalam suatu asosiasi, perkumpulan atau perserikatan.

INCENTIVE

Istilah incentive, oleh pemerintah indonesia seperti tercantum dalam undang-undang nomor 9 tahun 1990 tentang kepariwisataan, diartikan sebagai perjalanan insentif. Selanjutnya perjalanan insentif ini ditentukan kegiatan usahanya dalam surat keputusan Menparpostel nomor KM.108/HM.703/MPPT-91, bab 1 pasal 1 ayat b,yang merumuskan perjalanan insentif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kaitan penyelenggaraan konvensiyang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan.

CONFERENCE

Istilah conference diterjemahkan dengan konferensi atau konperensi dalam bahasa indonesia yang mengandung pengertian sama. Dalam kaitannya dengan MICE, surat keputusan menteri pariwisata, pos dan telekomunikasi nomor: KM.108/HM.703/MPPT-91 menyebutkan bahwa konperensi, kongres atau konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompokorang (negarawan, usahawan, dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama.

EXHIBITION

Exhibition berarti pameran. Dalam kaitannya dengan industri pariwisata, pameran termasuk dalam bisnis wisata konvensi. Hal itu diatur dalam surat keputusan Menparpostel RI nomor KM.108/HM.703/MPPT-91, bab 1 pasal 1c,yang berbunyi: pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang ada kaitannya dengan pariwisata.

BAB 3
SIFAT DAN UKURAN WISATA KONVENSI

SIFAT KONVENSI

a. Konvensi Lokal
Pertemuan ini bersifat lokal dn diselenggarakan oleh kelompok kecil yang potensial. Kelompok tersebut bisa saja sebagai kelompok mandiri yang mempunyai organisasi dengan pedoman kerja (Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga), namun bersifat lokal, yakni untuk memajukan masyarakat lokal itu sendiri.

b. Konvensi Daerah
Pertemuan yang lebih besar dari konvensi lokal adalah konvensi daerah. Seperti halnya konvensi lokal, konvensi daerah ini juga bisa merupakan suatu konvensi yang diselenggarakan oleh instansi pemerintah daerah atau organisasi swasta daerah yang mandiri dengan pedoman kerja (Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga) yang kegiatan usahanya ditujukan untuk memajukan daerah setempat.

c. Konvensi Nasional
Kegiatan penyelenggaraan konvensi nasional menjadi penting karena dihadiri oleh sejumlah besar dari konvensi-konvensi diatas. Konvensi nasional ini bisa diselenggarakan oleh pemerintah, bisa pula oleh swasta, atau bersama-sama oleh pemerintah dan swasta. Kegiatan penyelenggaraan ini membawa karakteristik yang berbeda dengan konvensi-konvensi tersebut diatas karena menyangkut program pertemuan yang lebih luas, membutuhkan staf pelaksana lebih banyak, peralatan fasilitas lebih lengkap, dan logistik yang berlipat ganda.
d. Konvensi Regional
Konvensi ini didasarkan pada letak geografis yakni negara-negara bertetangga yang sepakat membentuk wilayah untuk kepentingan bersama dalam banyak hal. Misalnya negara-negara di Eropa sepakat membentuk Masyarakat Ekonomi Eropa (MEE) dan dikawasan asia tenggara membentuk Association of the South East Asian Nation (ASEAN). Dalam konteks industri pariwisata, khususnya wisata konvensi, penyelenggaraan kegiatan konvensi regional memiliki karakteristik dan warna tersendiri. Namun dalam hal-hal yang bersifat substansial mempunyai persamaan berwatak yang universal.

e. Konvensi Internasional
Sesuai dengan sifatnya yang mengglobal, konvensi internasional memang bersifat mendunia. Cakupannya adalah negara-negara yang terletak di semua benua dalam peta bumi ini.

UKURAN KONVENSI

Ukuran (size) suatu konvensi dilihat dari segi jumlah peserta yang hadir dalam persidangan konvensi. Besar kecilnya jumlah peserta dalam persidangan konvensi ini menentukan ukuran konvensi besar, sedang, atau kecil.

a. Konvensi ukuran kecil
Para perencana suatu konvensi sebaiknya harus ingat perbedaan antara suatu konvensi yang diselenggarakan oleh sebuah perusahaan atau korporasi dengan suatu konvensi yang diselenggarakan oleh sebuah organisasi atau asosiasi. Apabila perusahaan atau korporasi mengadakan pertemuan para eksekutifnya juga organisasi atau asosiasi menyelenggarakan pertemuan para anggota dewan pimpinannya, maka persidangan ini akan dihadiri oleh jumlah peserta yang terbatas. Karena itu konvensi ukuran kecil dihadiri oleh 20-25 orang.

b. Konvensi Ukuran Sedang
Disebut ukuran sedang karena jumlah peserta yang hadir dalam persidangan tidak terlalu kecil dan juga tidak terlalu besar. Daya tampung konvensi jenis ini ialah 60 sampai 200 orang. Untuk konvensi ukuran sedang masalah ruang sidang dengan perlengkapannya sudah mulai diperhatikan secara tehnis.

c. Konvensi Ukuran Besar
Jelas sekali perbedaan antara konvensi ukuran besar dengan konvensi ukuran kecil atau sedang. Konvensi ukuran besar memiliki kebutuhan dengan skala ukuran lebih besar, lebih luas, dan lebih menyeluruh. Konvensi ukuran besar berkapasitas 200-20.000 orang atau lebih

BAB 4
PENENTUAN POKOK-POKOK KONVENSI

PENENTUAN LOKASI

Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk membicarakan penentuan pokok-pokok konvensi, yaitu (1) penentuan lokasi (site), (2) penentuan jadwal (date), dan (3) penentuan anggaran sementara (budget). Dengan kata lain, yaitu membicarakan hal-hal yang menyangkut :
? Dimana kegiatan konvensi itu akan diselenggarakan
? Kapankah kegiatan konvensi itu diselenggarakan
? Berapa besar kira-kira anggaran yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan konvensi itu

Lokasi penyelenggaraan konvensi hendaknya mudah dicapai dari dan ke bandar udara, berdekatan dengan hotel-hotel tempat peserta atau delegasi menginap, terletak di pusat kota, dekat dengan kantor/instansi pemerintahan, tidak jauh dari pusat perbelanjaan, bebas dari kemacetan lalu lintas menuju lokasi penyelenggaraan konvensi.

PENENTUAN JADWAL

Berbicara tentang jadwal diselenggarakannya satu konvensi yang tetap biasanya didasarkan pada pertimbangan datangnya musim (dingin, semi, panas, gugur), iklim, cuaca, bulan, hari, tanggal, jam (pagi, siang, sore, malam) serta perhatikan hari-hari raya dan liburan.

PENYUSUN ANGGARAN SEMENTARA

Yang termasuk dalam anggaran sementara ini ialah biaya persiapan, pemasaran dan promosi, biaya operasional panitia pelaksana penyelenggara dengan komite-komite dan sub-sub komite, sewa gedung, sewa peralatan/perlengkapan, biaya sekretariat, atraksi/hiburan,dll yang dipandang perlu.
Apabila maksud dan tujuan akhir penyelenggara sebuah konvensi telah ditetapkan, program agendanya telah dipastikan, maka langkah berikutnya adalah menyusun rencana anggaran. Perencanaan anggaran ini digelar dan diawasi melalui sebuah kesepakatan yang diputuskan dalam rapat anggaran. Rapat anggaran pada dasarnya menyusun sebuah mata anggaran yang terdiri dari tiga bagian utama, yaitu: (a) anggaran pengeluaran, (b) anggaran pendapatan, dan (c) lajur neraca (spreadsheet). Atas dasar ini perancang penyelenggaraan konvensi dapat memantau keadaan keuangan persidangan konvensi setiap saat, serta dapat mengawasi dengan baik posisi keuangannya.

BAB 5
ORGANISASI ATAU ASOSIASI YANG BIASA MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN

BERBAGAI MACAM ORGANISASI ATAU ASOSIASI

Dalam kaitan dengan wisata konvensi, aneka ragam organisasi ini disederhanakan kelompok jenisnya, dipilah-pilah dengan maksud memudahkan pengaturannya bila suatu organisasi atau asosiasi hendak menyelenggarakan kegiatan termasuk dalam kategori MICE. Berdasarkan penelitian yang ada, organisasi atau asosiasi biasanya menyelenggarakan pertemuan-pertemuan di properti gedung pusat konvensi, balai sidang atau hotel menengah dan besar. Pada garis besarnya: (1) pertemuan jenis asosiasi, (2) pertemuan perusahaan atau korporasi, (3) eksibisi dan pameran dagang.

ORGANISASI ATAU ASOSIASI YANG MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN

a. Asosiasi Profesi (Professional Association)
Ada kalanya asosiasi-asosiasi ini bergabung dalam satu koalisi dengan asosiasi lain yang mempunyai kegiatan professional anggota-anggotanya sama atau sejenis, atau sama tujuannya. Untuk itu mereka menyelenggarakan pertemuan, konperensi atau pameran bersama-sama ,tidak saja dalam skla nasional tetapi juga dalam skala internasional.
Pada umumnya jenis-jenis persidangan yang diselenggarakan sebuah asosiasi profesi adalah :
? Rapat pimpinan (boards of directors meeting)
? Musyawarah akbar (General assembly)
? Kegiatan pendidikan (Education meeting) seperti seminar dan lokakarya
? Konperensi daerah (regional meeting).
? Rapat-rapat lain (other meetings)

b. Organisasi Ilmiah (Scientific Organization)
Suatu organisasi ilmiah yang bergerak dibidang kedokteran sudah barang tentu membutuhkan fasilitas yang berbeda dengan kebutuhan fasilitas kegiatan penyelenggaraan sidang konvensi asosiasi profesi lain. Peralatan dan perlengkapan untuk sidang yang mempresentasikan makalah tentang kesehatan oleh pakar kedokteran membutuhkan sarana model laboraturium, perangkat audiovisual khusus, televisi closed circuit, fasilitas video tape, peralatan demo bedah penemuan terakhir dan sebagainya.

c. Perhimpunan Pendidikan (Educational Organization)
Sesuai dengan nama yang disandangnya , organisasi ini memusatkan kegiatannya pada masalah pendidikan, baik itu pendidikan formal, non formal, pelatihan maupun kursus-kursus, yang tujuannya untuk meningkatkan kualitas intelektual, kemahiran, ketrampilan, dan professionalisme sumber daya manusia, yang siap untuk bekerja dan berkarya.
PCO harus jeli melihat dan memfasilitasi kegiatan-kegiatan mereka yang lain seperti penyelenggaraan seminar, lokakarya, diskusi panel, dsb mereka dengan berbagai kemudahan. Kemudahan tersebut antara lain, memberi diskon atas sewa kamar, ruang sidang, dan menu hidangan murah tanpa menurunkan mutunya.
Dan masih banyak organisasi atau asosiasi lain yang menyelenggarakan pertemuan seperti Perserikatan buruh (Labour Union), Organisasi Keagamaan (Religious Organization), Perhimpunan Suku-suku (Ethnic Organization), Perhimpunan Persaudaraan (Fraternal Association).

BAB 6
RUANG LINGKUP ORGANISASI PENYELENGGARAAN KONVENSI

Ruang lingkup dan struktur organisasi penyelenggaraan konvensi di indonesia dilengkapi dengan komponen bangunan struktur organisasi. Direktorat bina usaha jasa pariwisata, direktorat jendral pariwisata departemen pariwisata, pos dan telekomunikasi telah menerbitkan buku petunjuk tentang hal itu. Dibawah ini adalah ringkasan petunjuk yang dimaksud:

PANITIA PENGARAH (Steering Committee = SC)

Panitia pengarah dapat terdiri dari beberapa orang, yang diberi wewenang oleh intansi pemerintah, organisasi, asosiasi atau korporasi yang berniat untuk menyelenggarakan persidangan konvensi, konperensi, atau kongres. Wewenang ini meliputi pengarahan, nasihat, atau petunjuk bagi suatu panitia yang disebut panitia pelaksana.

PANITIA PELAKSANA (Organizing Committee = OC)

Panitia pelaksana adalah suatu komite yang dibentuk oleh panitia pengarah dengan tugas-tugas untuk melaksanakan suatu konvensi, konperensi atau kongres. Panitia pelaksana ini terdiri dari beberapa orang menurut besar kecilnya konvensi serta kebutuhan persidangan dengan berbagai perangkatnya demi memperlancar tugas-tugasnya, panitia pelaksana melengkapi diriny dengan sekretariat dan sub-sub komite menurut kebutuhan, antara lain:
a. Sekretariat
Membutuhkan sebuah kantor sebagai sentra kegiatan. Sekretariat memperlancar urusan-urusn administrasi dan keuangan, komunikasi dan informasi, rapat-rapat panitia pelaksana, registrasi dan akomodasi peserta konvensi, konperensi atau kongres.
Selain sekretariat, panitia pelaksana konvensi, konperensi atau kongres dibantu oleh sub-sub komite sesuai kebutuhan besar kecilnya kegiatan persiapan, antara lain:
? Sub komite penyelenggaraan konvensi
? Sub komite promosi dan publisitas
? Sub komite protokol dan visa
? Sub komite keamanan
? Sub komite program sosial
? Sub komite keuangan
? Sub komite program tehnis
? Sub komite pameran

PENYELENGGARA KONVENSI PROFESSIONAL
( Professional Convention Organizer = PCO)

Apa yang dimaksud dengan PCO? Menurut peraturan pemerintah professional convention organizer (PCO) adalah usaha jasa konvensi, perjalanan intensif dan pameran yang merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang/negarawan, usahawan, cendekiawan dan sebagainya untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama.

PENYELENGGARA PAMERAN PROFESSIONAL
(Professional Exhibition Organizer = PEO)

Menurut peraturan pemerintah, professional exhibition organizer (PEO) adalah suatu badan hukum atau perorangan/sekelompok orang yang tugasnya merencanakan, mempersiapkan dan melaksanakan penyelenggaraan suatu pameran secara professional.

PENDUKUNG (Sponsor)

Terselenggaranya program kegiatan MICE ditentukan adanya dukungan dana, dalam pelaksanaan sebuah pameran biasanya selalu ada orang atau kelompok yang bersedia sebagai sponsor. Sponsor itu bisa sebagai badan usaha, perusahaan, organisasi, perserikatan, instansi pemerintah dan/atau perorangan yang ikut mendukung dalam bentuk dana (uang), produk, undangan santap siang/malam, sebagian biaya transportasi, paket hadiah, tiket/voucher, buku tabungan, dan sebagainya. Sebagai imbalannya para sponsor memperoleh fasilitas untuk mempromosikan produk atau kegiatan usaha masing-masing selama penyelenggaraan MICE berlangsung.

PERANCANG PERSIDANGAN (Meeting Planner)

Pada dasarnya tugas yang diemban oleh perancang persidangan adalah membuat rancangan secara rinci perihal lokasi, peserta, jenis dan ukuran persidangan karena itu perancang ini bisa digolongkan dalam tugas penjualan dan pemasaran (sales & marketing) yang sanggup menangani soal-soal konvensi dan komperensi.

MANAJER PERSIDANGAN (Meeting Manager)

Sebuah properti, apakah itu pusat konvensi, balai sidang atau hotel, harus memiliki seorang manajer persidangan yang khusus bertugas mengurus berbagai jenis persidangan, setingkat dengan manajer-manajer lainnya dan senantiasa bekerja sama dengan mereka.

PERANCANG DEKORASI PESTA (Party Decorating Planner)

Bagi perancang dekorasi, kegiatannya yang paling menonjol dalam kaitannya dengan penyelenggaraan persidangan adalah pagelaran hiburan. Kegiatan-kegiatan ini banyak sekali terkait dengan keahlian menata dekorasi ruangan dan lingkungan tempat dilangsungkannya pagelaran hiburan ini.
MANAJER PELAYANAN KONVENSI
(Convention Service Manager)

Manajer ini harus mempelajari pengaturan ruangan untuk berbagai peristiwa, antara lain untuk sidang, pesta makan, dansa, hiburan atau pertunjukan dan sebagainya, termasuk pelayanan VIP, press room, keadaan darurat, tehnologi persidangan. Sebagai pelayan dia harus peduli pada hal-hal yang paling kecil demi kepuasan para pelanggan. Ia harus peduli akan keberhasilan toilet, air, asbak, parkir, bar, banquet, telepon, dan hal-hal kecil yang menyangkut pelayanan (service).

KOORDINATOR PERSIDANGAN (Meeting Coordinator)

Seorang koordinator persidangan diharapkan mempunyai gambaran jelas perihal persoalan-persoalan berikut:
? Siapa penyelenggara konvensi (asosiasi atau korporasi) ?
? Mengapa mereka ingin menyelenggarakan konvensi?
? Kapan mereka hendak bersidang?
? Mengapa persidangan mereka ini potensial?
? Darimana asal mulanya sumber pemasaran persidangan ini?

Seorang koordinator persidangan adalah orang yang menguasai koordinasi kerja pada saat pra-konvensi, selama persidangan konvensi, pasca-konvensi, dan evaluasi akhir konvensi.

BAB 7
DARMAWISATA UNTUK KONVENSI

DARMAWISATA PRA-KONVENSI (Pre-Convention Tours)

Darmawisata pra-konvensi ditujukan bagi para peserta konvensi yang tiba lebih dahulu sebelum sidang dimulai. Darmawisata ini diadakan untuk mengunjungi obyek wisata disekitar lokasi persidangan (idealnya dalam radius 50 km)

DARMAWISATA PASCA KONVENSI
(Post-Convention Tours)

Darmawisata ini diadakan setelah persidangan konvensi usai. Darmawisata pasca konvensi ini diusahakan untuk mengunjungi tempat-tempat obyek wisata yang lebih jauh dari lokasi diselenggarakannya persidangan konvensi, dengan maksud memperkenalkan keindahan alam dan hasil karya manusia negeri tuan rumah, yang dipandang bermanfaat bagi peserta konvensi maupun bagi penyelenggara konvensi itu sendiri.

DARMAWISATA SOSIAL (Ladies Programs)

Darmawisata sosial diselenggarakan bagi istri-istri dan anak-anak yang tidak ikut terlibat dalam sidang-sidang konvensi tetapi bersama suami mereka yang memang datng berperan aktiv dalam kegiatan persidangan konvensi. Darmawisata ini diatur sedemikian rupa, sehingga para istri dan anak-anak mereka merasa puas dengan tidak mengganggu kegiatan para suami yag sibuk dengan berbagai aktivitas dalam konvensi.

KUNJUNGAN RESMI (Official Events)

Kunjungan resmi ini dilakukan oleh peserta konvensi kepada pejabat tinggi pemerintahan, tokoh-tokoh masyarakat dan mereka yang patut dihormati. Kunjungan resmi, sebagai kunjungan kehormatan, ini dimaksudkan untuk bertatap muka, bertukar pikiran serta mempererat persaudaraan.

KUNJUNGAN TEHNOLOGI (Tehnical Visits)

Kunjungan tehnologi ini diadakan khusus untuk para delegasi. Sasaran kunjungannya ialah pabrik-pabrik, institut tehnologi, proyek percontohan, instalasi-instalasi tenaga listrik, energi dan nuklir, galangan pembuatan kapal, pabrik kereta api dan pesawat udara, dan sebagainya, dimana para peserta konvensi akan memperoleh gambaran kemajuan negeri tuan rumah dalam hal ilmu pengetahuan dan tehnologi.

BAB 8
PENGERTIAN ANATOMI KONVENSI

PESERTA/DELEGASI (Participant/Delegates)

Peserta atau delegasi adalah utusan yang memperoleh kuasa) dari badan, lembaga, instansi pemerintah, asosiasi, perusahaan, korporasi, atau pribadi yang memperoleh undangan. Sebagai urusan resmi yang bersangkutan harus terlebih dahulu mengisi formulir pendaftaran dan biaya pendaftaran.

a. Yang Menyertai (Accompanying Persons)
yang tergolong sebagai pendamping peserta atau delegasi biasanya ialah wakil, sekretaris, nara sumber atau staf ahli, juru bicara atau penterjemah, dan yang dipandang perlu. Direktorat Jendral Pariwisata, Departemen Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi RI menyebutnya “ “accompanying person, adalah pendamping peserta yang dapat terdiri dari istri, anak, keluarga atau staf dari peserta konperensi.

b. Istri atau Suami (Spouse)
Menurut Direktorat Jendral Pariwisata, Deparpostel RI : “ Spouse adalah istri-istri dari para peserta konperensi yang turut serta mendampingi dalam suatu kegiatan konperensi.

INVITASI/PENAWARAN (Bidding)

Invitasi atau Bidding adalah suatu penawaran untuk menjad tuan rumah penyelenggaraan konvensi. Penawaran diwijudkan dalam suatu bentuk dokumen Bidding, berupa proposal yang isinya mengandung kesediaan dan kesanggupan untuk menyelenggarakan konvensi yang dimaksud.
DOKUMENTASI (Proceedings)

Dokumentasi adalah laporan lengkap proses jalanyya sidang mulai dari persiapan persidangan dan hasil akhir persidangan konvensi yang dikompilasi dengan data data akurat secara professional.

PESERTA PAMERAN (Exhibitor)

Golongan peserta pameran yang terkait dengan kegiatan persidangan konvensi ini adalah asosiasi, badan usaha atau korporasi, atau mungkin perorangan yang berminat untuk ambil bagian dalam menggelar pameran dan menyerahkan pelaksanaan serta penyelenggaraan pameran ini kepada ahlinya, yaitu penyelenggaraan pameran professional, professional exhibition organizer (PEO)

PEMASOK KONVENSI (Convention Suppliers)

Untuk menyelenggarakan persidangan (meeting) dan/atau pameran (exhibition) betapa pun sederhana dan kecilnya ukuran ruang lingkupnya kiranya membutuhkan tim kerja. Apalagi kalau kerja itu berskala besar dan mewah, tentu lebih membutuhkan tim kerja yang lebih spesialis.
Ada banyak pilihan untuk lokasi yang termasuk kelompok pemasok konvensi disektor akomodasi, yaitu:
? Hotel
? Resort
? Pusat konvensi
? Universitas
? Balai sidang
? Pekan raya
? Kapal pesiar

TUAN RUMAH (Host Country)

Tuan rumah adalah negara atau daerah tempat berlangsungnya persidangan konvensi dengan kondisi dan situasi terjaminnya 3 S (safety, security, satisfaction).
Bila suatu negara berkeinginan menjadi tuan rumah persidangan konvensi yang berskala internasional, suatu prosedur yang telah disepakati harus ditempuh sepatutnya.
Sebagai tuan rumah penyelenggaraan suatu persidangan konvensi berskala internasional, berbagai hal penting diperhatikan sungguh-sungguh, yakni:
? Faktor politik: pemerintah memegang peranan penting sepanjang niatnya bersungguh-sungguh memajukan wisata konvensi.
? Faktor ekonomi dan sosial: sangat mempengaruhi kondisi dan iklim pembangunan dan pengembangan wisata konvensi.
? Faktor fasilitas dan kemudahan: seperti pembangunan hotel baru dengan perangkat tehnologi canggih.
? Faktor aksebilitas : pembangunan bandar udara bagi pesawat-pesawat penerbangan internasional.
? Faktor finansial : dapat meyakinkan masyarakat setempat bahwa destinasi kawasan konvensi ini benar-benar mampu menambah penghasilan.
? Faktor masyarakat : adat istiadat, sejarah, seni budaya masyarakat setempat merupakan daya tarik yang dimiliki destinasi kawasan wisata konvensi.
? Faktor keamanan: mala petaka yang timbul dari alam, serta huru hara, kejahatan mendatangkan efek negatif bagi minat luar negri untuk datang ke penyelenggaraan konvensi.
? Faktor partership: penting dalam penyelenggaraan kegiatan wisata konvensi dengan pihak luar.

BAB 9
JENIS-JENIS PERSIDANGAN PERUSAHAAN & KORPORASI (Company & Corporate Meetings)

PERSIDANGAN PENJUALAN DAN PEMASARAN
(SALES MARKETING MEETINGS)

Produk sebagai barang-barang yang akan dipasarkan harus memiliki berbagai persyaratan yang umum adalah menyangkut:
? Harga
? Kualitas
? Kemasan
? Bentuk
? Label
? Ukuran
? Dekorasi

Pembahasan selanjutnya adalah mengenai alat perangkat untuk mengatur arus barang, produk maupun jasa pelayanan yang dijual, agar mengalir ke pemakai, pembeli dan pelanggan yang membutuhkannya melalui metode pendistribusian sampai kepenjualan.
Program pemasaran dimaksud diatas diawali dengan:
1. merumuskan strategi yang terencana
2. menetapkan sasaran
3. mengalokasikan sumber
4. membuat penilaian
5. upaya meraih kembali konsumen
6. mengevaluasi hasil akhir
PERSIDANGAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
(Educational & Training Meetings)

Organisasi yang mengkhususkan diri dalam mesalah-masalah pendidikan dan pelatihan, seperti educational Association, dimana tergabungnya para pendidik, administratur sekolah, guru, dosen, profesor, dll juga tidak tinggal diam. Mereka menyelenggarakan persidangan pendidikan dan pelatihan pada waktu musim liburan. Lamanya lebih kurang 5 hari . pada kegiatan seminar dan lokakarya yang diikuti lebih kurang 50 orang. Peserta mempelajari secara langsung liku-liku kerja tehnis yang baru, produk yang baru, aplikasi tren industri yang baru yang langsung berakibat pada pekerjaan mereka sehari-hari dilapangan.

PERSIDANGAN PEMEGANG SAHAM
(Shareholder Meetings)

Rapat tahunan diselenggarakan untuk segenap anggota dengan acara:
1. menginformasikan posisi bisnis perusahaan
2. melaporkan perencanaan untuk tahun berikutnya
3. membicarakan problem-problem yang dihadapi untuk mencari pemecahan dan jalan keluarnya
4. memilih pengurus pengganti kalau ada yang mengundurkan diri, meninggal atau terkena sanksi atas pelanggaran terhadap AD/ART

PERSIDANGAN DITRIBUTOR DAN AGEN
(Distributor & Agent Meetings)

Atas nama perusahaan korporasi dan mewakili para pengecer yang langsung menjual produk kepada konsumen, distributor dan agen bergerak mempromosikan produk yang dipasarkan dengan motivasi kinerja penjualan yang lebih besar. Untuk itu, para distributor dan agen menyelenggarakan berbagai kegiatan antara lain:
1. menyelenggarakan pameran dagang
2. menyelenggarakan konperensi pers
3. mengadakan negosiasi pendirian cabang
4. mempertahankan hubungan bisnis
5. menandatangani kontrak-kontrak penjualan
6. meningkatkan promosi pemasaran
7. memberi masukan dalam bentuk proposal
8. memberi saran kekantor

PERSIDANGAN INTENSIF (Incentive Meetings)

Pokok soal yang dibahas dalam persidangan insentif ini adalah upaya membentuk suatu motivasi sistematik dalam strategi pemasaran perusahaan korporasi demi meraih keuntungan yang maksimal, kepuasan tertinggi bagi pelanggan maupun karyawan, serta sukses besar dalam persaingan terbuka pasar bebas.

Bab 10
BIDDING PENAWARAN PENYELENGGARAAN MICE

Setiap asosiasi perusahaan, badan, lembaga atau instansi mana pun jika menyelenggarakan kegiatan MICE diharuskan melalui persyaratan bidding oleh pemerintah republik Indonesia.Arti bidding di sini ialah invitasi,undangan penawaran penyelenggaraan MICEoleh penyelenggara sebagai tuan rumah.
Direktorat jendreal pariwisata menerbitkan persyaratan bidding sebagai berikut:
1. Harus mengetahui siapa pengambil keputusan dari penyelanggara MICE dengan mengajukan bidding
2. Documen bidding harus mengandung:
- surat pengantar sponsor
- pesan pejabat terkait penyelenggara MICE tersebut
- Keterangan perihal penyelenggara MICE yang tersedia
- Perkiraan biaya,program-program dalam penyelenggaraan MICE
3. Bila bidding di setujui maka dibentuklah komite pengarah
- Perusahaan penerbangan
- Pejabat Pariwisata
- Bro konvensi
- Konsultan professional
4. Rincian maksud dan tujuan MICE
- Perkiraan jumlah perserta
- Susunan acara keseluruhan
- Penentu lokasi
- Penyusunan anggaran sementara
5. Pembentukan komite nasional

ASPEK-ASPEK BIDDING
1. Aspek umum
2. Aspek Teknis
3. Aspek transportasi
4. Apek organisasi
5. aspek financial

Bidding harus dilandasi oleh strategi yang menempatkan posisi destinasi kawasan wisata konvensi dalam skala nasional dan internasional yang di catat oleh PCO. PCO adalah organisasi spesialis ahli dalam perencanaan penyelenggaraan konvensi.
Hal yang utama perlu diketahui PCO adalah Tujuan dan sasaran konvensi yang bakal ditangani.Hal yang menyangkut tujuan dan sasaran adalah :
1. Ruang lingkup konvensi
2. pimpinan panitia
3. Apresiasi internasional
4. para delegasi
5. sector ekonomi terkait
6. Kota,kawasan,negeri yang bersangkutan

Kalau tujuan dan sasaran sudah diketahui secara garis besarnya maka prosedur dan metodenya adalah:
1. Maksud dan tujuan persidangan
- tukar menukar pengalaman
- mencari solusi
- mencari publisitas
- transfer pengetahuan dan keterampilan
2. Badan pemraksa nasional dan inernasioanal
- yang bertanggung jawab
- keputusan ilmiah
- keputusaan politik
- biaya tanggung jawab siapa
3. Komposisi perserta
- peserta aktif
- non- angota
- pesserta yang diundang
- VIP
- Pres
- Peserta teknis dan staf
- Jumlah keseluruhannya
4. Segmrentasi pasar
- usia
- jenis kelamin
- status sosial
- sendiri
- asal kebangsaan
- profesi
- motivasi
5. Tata persidangan
- tata letak persidangan
- jumlah hari lama persidangan
- struktur persidangan
- jumlah kamar
- jumlah ruang
- siding pleno
- seminar
- komunikasi bebas
- fasilitas pameran
6. Bahasa resmi persidangan
- surat menyurat
- publikasi
- tanda-tanda
- staf
7. Pembicara ahli yang diundang
- biaya perjalanan pulang pergi
- akomodasi hotel
- honor profesi
- biaya konvensi
8. Venue persidangan
- infrastruktur teknis persidangan disesuaikan atas kebutuhan tata persidangan
9. Jenis pameran
- pameran ilmiah
- Pameran teknik
- Pameran komersial
- Pameran khusus
10. Kegiatan sosial
- malam seni dan budaya
- Pesta selamat berpisah
- -upacara penmbukaan dan resepsi
- santap siang dalam sesi persidangan
- darmawisata untuk istri dan anak
11. Pres
- konperensi pers
- sewa wartawan
- news leter
- wawancara pembicara dan tokoh
12. Materi tercetak
- tanda data
- pengumuman perdana
- program sementara
- program final
- note book
- catalog pameran
- jurnal konvensi
- poster
- voucher
- undangan
- menu
- sertifikat
13. Sekretariat
Berkerja menurut sistem dan metode yang telah ditetapkan di kantor secretariat PCO,jadwal dan volume kerja diteliti dengan cermat

KESIMPULAN UMUM
PCO harus merumuskan tujuan dan sasaran kegiatan persidangan yang diinginkan konvener dengan rincian program yan wajardan anggaran biaya yang pantas dan seimbang

BAB 11
ANGGARAN BELANJA PERSIDANGAN KONVENSI

Pengaruh Dan Makna Angaran
Angaran belanja sebuah persidangan konvensi adalah semua biaya yang dipersiapkan sebagai anggaran belanja,uang tunai, tagihan, pendapatan,dan pengeluaran ,baik yang teah ditertapkan maupun yang dimasukkan dalam kategori sebagai variable.

Prosedur dan Pengadaan Anggaran
Perusahan atau korporasi yang telah beberapa kali menyelenggarakan kegiatan persidangan konvensi dapat melakukan pembayaran secara penuh dan tuntas di kemudian hari. Hal ini terjadi sebagai wujud relasi yang saling mempercayai. Karena itu masalah deposit tidak lagi menjadi pembicaraan penting.

Hal-hal yang sering muncul sebagai masalh adalah tagihan yang dierbolehkan untuk tamu VIP seperti telepon jarak jauh dan pengeluaran isidentilbagi mereka yang ditanggung oleh convener.Tetapi apabila dinformasikan terlebih dahulu dikantor depan agar diketahui secara umum hal itu tidk akan menjadi masalah.

Spesifikasi Anggaran
Pola penyusunan spesifikasi anggaran ini pada garis besarnya adalah pola yang telah diterapkan oleh (IAPCO) Internasioanal Asociationof professional congress organizer yang mempunyai pengalaman luas dalam soal manajemen keuangan dan aspek konvensi.Pola ini juga merupakan maklah dipresentasikan dalam seminar loka karya dan persidangan pendadikan dan pelatihan IAPCO yang di selengarakan secara periodikbagi kepentingan anggota-angotanya

BAB 12
PROMOSI DAN PEMASARAN WISATA KONVENSI

Sejak tahun 1980 an perkembangan industripariwisata konvensi dirasakan mengalami kemajuan, dengan makin meningkatnya keinginan dan kebutuhan asosiasi dan perusahan korporasi ini,maka makin meningkat pula kebutuhan akan produk dasn jasa pelayanan bisnis industri ini.sesuai perkembangan dan kemajuan yang di alami

Mengenali Keinginan dan Membutuhkan Pelanggan
Strategi promosi dan pemasaran yang paling mendasar adalah kinerja yang efisien,efektif dan professional.

Disinilah perlu ada suatu strategi yang merancang produk dan jasa pelayanan konvensi yang sesuai dengan hasrat pelanggan yang berniat untuk berpartisipasi dalam kegiatan konvensi dimaksud.Strategi Promosi dan pemasaran berfungsi untuk mengatur cara pelaksanaan teknik-teknik promosi dan pemasaran yang tepat .Teknik pendekatan yang tepat menjadi sangat menarik dan efektif dan mampu merangsang dan mendorong terjadinya penjualan,apabila:
1. pemasaran program konvensi merinci segala sesuatunya kepada perserta delegasi dengan jelas dan tepat
2. menjual nilai lebi dari program konvensi yang di gelar
3. menjual produk dan jasa pelayanan persidangan konvensi
4. menjual kelengkaan atribut tempat persidangan konvensi

Memperkenalkan Produk Dan Jasa Pelayanan Konvensi

Ada dua segi yang harus diperhatikan oleh seorang professional convention organizer (PCO).Pertama dia harus menarik peserta konvensi sebanyak-banyak nya dengan merancang biaya dan tenaga sehemat-hmatnya dengan hasil, yang semaksimal mungkin.Kedua,dia harus peuli dengan maksud dan tujuan persidangan konvensi yang memberi pengalaman berharga bagi para delegasi yang ahdir dalam arti yang seluas-luasnya.Karena itu sejak awal seorang PCO harus tahu dua hal pokok yaitu Pertama tentang anggaran dan jumlah peserta delegasi yang diharapkan hadir.Kedua tujuan persidangan konvensi yang sesungguhnya.Pertanyaan-Pertanyaan di bawah ini bisa membantu PCO unutk mengetahui tujuan sebuah konvensi:
1. Apa maksud tujuan menyelenggarakan kegiatan persidangan konvensi ini?
2. Apa format dan temanya?
3. Siapa saja yang diundang?
4. Berapa jumlah delegasi peserta yang diharapkan?
5. Apakah jumlah ini penting?
6. Kelompok-kelompok yang ditargetkan untuk datang?

MEMPERTEMUKAN KEINGINAN
DAN KEBUTUHAN PELANGGAN

Langkah awal adalah menyusun rencana pemasaran untuk memperluas pemahaman maksud kegiatan persidangan konvensi.Konsep pemasaran ini dilandasi dengan suatu rumusan yang disebut AIDA yaitu Attention (Perhatian),Interest (Ketertarikan),Desire (Keinginan) dan Action (Tindakan).Akronim AIDA ini secara singkat dimaksudkan,bagaimana menarik Perhatian calon pelanggan,sehingga calon pelanggan merasa Tertarik.
Konsp ini diuraikan secara singkat sbagai berikut :
- Produk adalah destinasi persidangan konvensi dengan sumber kelengkapan serta fasilitas terkait,
- Harga meliputi seluruh kegiatan persidangan konvenmsi (sewa ruangan persidangan,kamar hoteluntuk delegasi,dekorasi,biaya transportasi),
- Kemasan adalah nilai harga keseluruhan paket konvensi dihitung per orang (adakalanya sewa ruangan persidangan diberikan secara gratis kepada pngambil keputusan = decision maker),
- Tempat adalah pusat seluruh kegiatan yang dipergunakan oleh PCO untuk keperluan planggan dan calon pelanggan berminat,
- Perencanaan adalah proses strategis untuk menganalisis pemasaran dalam keseluruhannya
- Promosi adalah sarana komunikasi seluruh informasi perihal destinasi kegiatan persidangan konvensi beserta produk dan jasa pelayanannya,
- Purna-jual adalah hubungan berkesinambungan perihal persidangan konvensi atau kunjungan yang dipandang perlu dengan tujuan membina relasi positif diantara para pelanggan tentang produk dan jasa pelayanan kegiatan persidangan konvensi
- Prospek adalah pelanggan-pelanggan di masa dating yang perlu memiliki gambaran positif tentang destinasi persidangan konvensi dengan produk dan jasa pelayanannya yang kompetitif meyakinkan,
- Karyawan (yang disebut People)adalah mereka yang bekerja diantara produk dan jasa pelayanan dan pelanggan/calon pelanggan dan berada di segmen-segmen kegiatan persidangan konvensi (staf PCO) sebagai tenaga yang diperbantukan,pusat konvensi,manajer konvensi dan sebagainya.

MEMASARKAN ACARA PERSIDANGAN KONVENSI

Dibawah ini 5 sebagai pertanyaan utama dari 24 pertanyaan tersebut yang disajikan.Hasilnya dikompilasi menjadi pedoman dalam pelaksanannya.Pertanyaan-pertanyaan dimaksud adalah :
a. Bilakah Anda memutuskan untuk hadir dalam Konvensi ?
- Setahun yang lalu,
- Enam bulan yang lalu
- Tiga bulan yang lalu
- Kurang dari 3 bulan yang lalu.
b. b.Bagaimana Anda dapat mengetahui untuk pertama kalinya tentang Konvensi ini?
- Dari informasi lewat pos
- Dari teman dan kerabat kerja
- Dari persidangan terdahulu
- Dari majalah profesi
- Dari poster dan materi cetak lainnya
c. Apa yang menyebabkan Anda untuk hadir?
- Lokasi (site)
- Program
- Presentasi Makalah
- Saya selalu hadir
- Alasan-alasan lain
d. Berapa lama Anda tinggal selama Konvensi berlangsung?
- Kurang dari lamanta konvensi
- Selama konvensi berlangsung
- Hari melebihi berlangsungnya konvensi
- Lebih dari 3 hari.
e. Berapa orang yang menyrtai (accompanying person)?
- Tidak ada
- Seorang
- Dua atau lebih.

Bab 13
LINGKUNGAN INDUSTRI WISATA KONVENSI

Kegiatan penyleggaraan wisata konvensi melibatkan banyak segmen industri yang berdivervisikasi sangat luas dengan kegiatan sangat luas dengan kegiatan bisnisnya yang beraneka ragam.”Kerja Besar” program suatu konvensi internasional tidak bias ditangani oleh seorang saja,melainkan harus bekerja sama dengan orang lain yang kegiatan bisnisnya berada di segmen-segmen bidang lain yang berbeda-beda.

LOKASI TEMPAT PERSIDANGAN KONVENSI
(Venues of the Convention)

- gedung pusat konvensi (Convention Center)
- balai kota (town hall)
- pekan raya (trade fairs)
- hotel pegunungan/pantai (resort hotels)
- hotel pinggir kota (suburban hotels)
- kapal pesiar (cruise ships)

Menentukan lokasi (site) kegiatan persidangan konvensi harus melalui pertimbangan pilihan.Pertimbangan itu menyangkut ukuran,sifat,danjenis kegiatan program yang hendak diselenggarakan.
PUSAT-PUSAT USAHA KONVENSI
(Convention Management Centers)

- Biro Konvensi (convention Bureaus)
- Organisasi Penyelenggara konvensi Profesional (Professional Convention Organizers =PCO)
- Perancang Persidangan Swakarsa (Independent Meeting Planners)
- Usaha Pengelola Asosisasi (Assiciation Management Companies)
- Usaha Kawasan Wisata (Destination Management Companies)
- Wisma Perjalanan Insentive (Incentive Travel House)

Adalah merupakan hal yang mendasar bahwa usaha-usaha wisata konvensi bekerja atas prinsip-prinsip yang sama dengan usaha destinasi kawasan wisata dan usaha-usaha lain speerti tersebut di atas.

PUSAT-PUSAT USAHA PAMERAN
(Exhebition Managemen Centres)

- Organisasi Adilaksa Pameran
- Usaha Pameran Dagang
- Usaha Pameran Ilmiah
- Usaha Pekan Raya
- Asosiasin Desainer& Produser pameran
Baik penyelenggara pameran maupun peserta pameran yang mewakili perusahaan koorporasi yang membuat produk barang serta jasa pelayanan.

USAHA ANGKUTAN (Transportasi Companies)

- Perusahaan penerbangan Komersial
- Perusahaan Bus Wisata
- perusahaan Sewa Mobil
- Perusahaan Kereta Api
- Perusahaan Taksi

Unsur eksebilitas transportasi merupakan salah satu syarat penting bagi segmen komponen industri pariwisata, termasuk wisata konvensi tentunya.

ORGANISASI-ORGANISASI NASIONAL
- Organisasi Pariwisata Nasional
- Asosiasi Perjalanan Wisata Nasional
- Asosiasi hotel& Rumah Makan nasional
- Asosiasi Penerbangan Nasional
- Pusat Informasi Wisatawan
Data di atas merupakan petunjuk betapa banyaknya asosiasi atau perhimpunan nasional yang bergerak dari berbagai segmen indiustri pariwisata.

USAHA AKOMODASI DAN MAKAN-MINUM
Perusahaan akomodasi termasuk didalamnya:Hotel ,Apartemen,Rumah Penginapan,Motel,Peristirahatan,Bungalow ,vila,Rumah tamu,Pondok dan lain-lain.

USAHA MAKAN DAN MINUM (FOOD AND BEVERAGE)
Restaurant, rumah makan, catering caffee shop, cabana, pub, café, bir & minuman ringan, kopi, teh, air mineral, minuman keras, minuman tradisional.

USAHA JASA WISATA
- Biro Perjalanan Wisata (travel Bureaus)
- Klub Selancar(surving club)
- Klub Arung Jeram(Rafting club)
- klub Balap Mobil(Motor Circuit Club)
- Biro perjalanan wisata induk(travel wholesalers)
Perancang perjalanan diharapkan agar senantiasa jeli dalam mencari peluang dan celah untuk menciptakan perjalanan insentif.

PERHIMPUNAN DAN ORGANISASI INTERNASIONAL
(internasional asaosiation& organization)
- Organisasi Pariwisata Dunia (WTO)
- Asosiasi Perjalanan Wisata Pasifik –Asia (PATA)
- Asosiasi Hotel Dan Restaurant Internasional (IHRA)
- Asosiasi Pengelola Konvensi Adilaksana (PCMA)

PUSAT-PUSAT PERBELANJAAN (shoping centers)
- Perusahaan Aneka Kembang
- Pusat Seni rupa dan Seni Lukis
- Pusat Kerajinan Emas Dan Perak
- Perancang dan peragaan busana
- Pusat mebel dan perabot rumah

PUSAT-PUSAT HIBURAN DAN REKREASI
- Taman hiburan
- Taman ria
- Sanggar seni dan budaya
- Kebun Binatang
- Museum
- Pagelaran Seni Pentas

PERBANKAN DAN USAHA JASA TAMBAHAN
- Usaha –Usaha Bank
- Kartu Kredit
- Cek Perjalanan
- Asuransi Perjalanan
- Penukaran Uang Asing

BAB 14
SEBUAH HOTEL KONVENSI
(A CONVENTION HOTEL)

Seorang peneliti menyimpulkan bahwa penggarapan wisata konvensi MICE di Indonesia selama ini belum maksimal.

MATA RANTAI HOTEL
Mata rantai hotel yang lain yaitu Ritc Calton,Ramada adalah termasuk kelompok mariot.Bass Hotel & Resorts memiliki inter continental,Holiday inn dan Crown Plaza.
Begitu hebatnya berpacu dalam merebut kekuasaan diantara hotel-hotel raksasa ini,timbul pertanyaan, apa arti kompetisi hotel tersebut bagi para pemakai jasa hotel?Kompetisi tersebut kiranya akn berdampak menguntunkan bagi pelanggan, entah sebagai tamu individual maupun tamu rombongan atu kelompok bisnis yang ingin menyelenggarakan persidangan konmvensi,perjalanan insentif atau pameran.

VENUES WISATA KONVENSI
Ada dua persoalan bila dikaitkan dengan program kegiatan wisata konvensi di Indonesia yaitu:
1. Bisnis MICE di Indonesia belum maksimal,karena kurangnya tenaga professional yang sangup menanganinya
2. Mata rantai kelompok hotel anak negriu belum cukup kuat memiliki persepsi perihal peraihan pelanggan yang bergerak di sector bisnis MICE nasional dan internasional,keduanya perlu mendapat perhatian khusus dari berbagai pihak-pihak yang benar-benar terlibat di sector bisnis MICE.

HOTEL KONVENSI
Yang di maksud dengan hotel konvensi adalah hotel tempat diselenggarakannya kegiatan utama program konvensi dan pameran,baik dalam skala nasional maupun internasional.Menurut jajak pendapat yang dilakukan di Amerika Serikat asosiasi-asosiasi yang memprogramkan kegiatan persidangan konvensi akan memilih hotel yang mmiliki fasilitas 5 terbaik :
1. Ruangan persidangan yang luas dan lengkap
2. Kualitas makanan dan minumannya yang enak
3. Kamar tamu untuk tidur dan istirahat yang comfortable
4. Efisiensi karyawan Front Office
5. Ada Manajer Pelayanan Konvensi

Para pengusaha atau korporasi akan memilih hotel dengan persyaratan
1. Kualitas makanan dan minuman excellent
2. Ruang persidangan luas dan menarik
3. Kamar tamu untuk tidur dan istirahat menyenangkan
4. Efisiensi pada perhitunga pembayaran
5. Memiliki pengalaman
Sedangkan untuk destinasi konvensi di suatu resort,baik asosiasi maupun korporasi mengharapkan,antara lain :
1. Adanya hotel-hotel dengan fasilitas persidangan konvensi yang memadai
2. Transportasi pulang pergi mudah mencapai tujuan resort
3. Jarak,waktu dan harga bagi masing-masing delegasi peserta individual memuaskan
4. Iklim udara menyenangkan
5. Tersedianya fasilitas rekreasi dan olahraga di alam terbuka (outdoor recreation & sport facilities).

TATA SEREMONI KONVENSI
Istilah-istilah seremoni (ceremony),protokol (protocol),dan etiket (ceremony of style) berasal dari bahasa latin.Seremoni berarti tatacara aturan menurut hokum atau adapt istiadat,kebiasaan nasioanl-internasional yang juga sering dikaitkan dengan upacara keagamaan.Kata protocol sama dengan seremoni.Istilah etiket sering dipakai dalam arti aturan.Sebetulnya ketiga istilah itu sama maknanya.

VIP dan SEREMONI
Jauh sebelu persidangan konvensi, PCO bekerja sama dengan Manajer Pelayanan Persidangan sudah harus mengurusi masalah seremoni,protocol dan etiket untuk diterapkan dalam kegiatan penyelenggaraan sidang konvensi terhadap mereka yang akan hadir.

ACARA PEMBUKAAN KONVENSI
Dalam acara pembukaan resmi ini beberapa hal patut dipertimbangkan
- Pentas/pagelaran seni-budaya untuk :paduan suara simphoni tari tradisional audio visual ,folk dance atau yang lain
- Peralatan dan perlengkapan acara persidangan
- Tanda,marka,dekorasi,desain,logo,bendera,tema persidangan,karangan bunga
- Pengaturan cahaya dan suara
- Gelar lantai ,tata letak meja dan kursi
- Minuman dan sancks
- Meja utama dertan meja berikut
- Ruang keluar masuknya VIP
- Pengaturan tempat duduk VIP sesuai undangan dengan tanda-tanda warna,huruf,gambar yang jelas untuk tamu,diplomat pers dan sebagainya

Menurut kebiasaan yang lazim diberlakukan selama ini,pembagian kolompom VIP diatur sebagai berikut :
- ketua/Presiden Dewan Permanen
- Pejabat/Otoritas Nasional yang tergolong VIP
- Para pembicara selama persidangan dan Dewan Pimpinan Harian
- Tamu-tamu khusus
- Korps Diplomatik
- Presiden Korporasi/Presiden Asosisasi sebagai Convener yang memberi tugas kepada OC

PASAR WISATA KONVENSI
Jenis –jenis program persidanga terencana yang menonjol dan tetap bertahana adalah :
- Konvensi : persidangan formal di sponsori suati asosiasi untuk tujuan tukar menukar pengetahuan dan informasi antar anggota
- Pameran Dagang (Trade Show) : suatu pameran biasanya disponsori olh sebuah organisasi yang mewakili industri spesifik
- Persidangan Korporasi : ukurannya bervariasi tergantung sponsor dari korporasi.Persidangan ini biasanya membutuhkan kamar hotel untuk tempat menginap para peserta.Persidangan ini bias untuk sales&marketing,pemegang saham
- Pameran Umum : sebuah organisasi yang mewakili industri produk khusu,terbuka untuk umum
- Pertemuan Reuni : merupakan pertemuan social yang diselenggarakan secara eksklusif dengan maksud dan tujuan menghimpun anggota-anggota kelompok alumni.militer,keluarga besar,dan sebagainya dengan acara-acara social
- Events : adalah berkumpulnya kelompok orang yang terlibat dalam kegiatan-kegiatan yang dihubungkan dengan hiburan dan rekreasi.
Menurut rekomendasi IAVCB :
- persidangan harus diselenggarakan oleh organisasi yang di akui (sah)
- Persidangan harus berjalan lancer can tertib
- Persidangan harus diselenggarakan secara regular
- Persidangan harus menggunakan 50atau lebih kamar tidur (peak season)
- Persidangan harus bersifat nasional atau kawasan yang lebih luas

FAMILIARIZATION TRIP
Dalam urusan konvensi, perjalanan insentif dan pameran,kegiata-kegiatan Fam Trip senantiasa diusahakan oleh pemasar-pemasar destinasi wisata (termasuk destinasi wisata konvensi tentunya) seperti Badan Pariwisata Nasional (National Tourism Board),Organisasi Pariwisata Nasional (National Tourism Organization),Biro Konvensi (Convention Bureau),Kawsan Konvensi Kota (City Convention Destination),Kawasan Konvensi Resort (Resort Convention Destination) bekerja sama dengan :
- Perusahaan Penerbangan
- Hotel-hotel besar
- Perusahaan angkutan di darat (kereta api,bus,rental car)
- Perusahaan Pemasok kebutuhan konvensi
Bagi mereka,pemrakarsa Fam Trip,hal-hal di bawah ini perlu mendapat perhatian :
- Memperkenalkan program proyek yang akan dilaksanakan kepada kelompok pengambil keputusan
- Menyusun jadwal perjalanan (itinerary) dengan mencatat kegiatan khusus para peseerta,namun menghindari keinginan-keinginan mendadak yang dapat merusak jadwal perjalanan ang telah disepakati
- Menginformasikan iklim dan cuaca,serta pakaian yang cocok untuk dikenakan (resmi dan santai).Ada baiknya juga dijelaskan cara masyarakat setempat berpakaian menurut kebiasaan mereka
- Menjelaskan klsifikasi jenis akomodasi hotel denga pelayanan yang sama demi menghindari diskriminasi antara yang mewah dan kurang mewah
- Biro konvensi harus menguasai control terhadap jalannya program dengan cara menunjuk seorang coordinator professional dan bertanggung jawab

BAHASA KONVENSI
Dalam sidangnya yang ke-33 yang dilangsungkan pada pertengahan bulan Juni 1991 di kota Graz,Austria,Association Internationaledes Palais de Congres (AIPC),suatu badan yangpeduli akan aturan-aturan pelaksanaan suatu siding kongres telah mencatat hal-hal penting seperti berikut :
- Berkomunikasi dengan mempergunakan bahasa ibu,bahasa sendiri adalah hak mendasar bagi setiap orang
- Demi kemajuan ilmu pengetahuan (science),kongres internasional seyogyanyamembuka pintu bagi kebebasan mimbar untuk berbicara tanpa diskriminasi dan larangan-larangan
- Mengucilkan para ilmuwan (Intellectuals) mempergunakan bahasa ibunya,bahasa sendiri,dengan ketat adalah membenarkan pelecehan terhadap kaum imtelektual
Sebuah persidangan konvensi internasioan harus tegas memutuskan.Hanya satu bahasa,yaitu bahasa Inggris!Konsekuensinya adalah :
Terjemahan :
- Semua dokumen administrasi harus diterjemahkan dalam bahasa-bahasa partisipan persidangan seperti tersebut di atas
- Dokumen-dokumen ilmiah dan teknis harus diterjemahkan dalam bahasa-bahasa partisipan persidangan konvensi seperti tersebut di atas

INTERPRETASI :
- Juru interpretasi mencatat di atas kertas,setelah pembicara selesai berucap baru menjelaskan interpretasinya.Interopretasi tepat dan benar,tetapi lambat
- Juru interpretasi bekerja serentak (simultaneous) dari ruang kedap suara pada waktu pembicara berucap dengan bantuan alat elektronik di belakang layer
- Juru interpretasi secara berbisik-bisik berbarengan dengan suara pembicara kepada delegasi peserta yang ada di dekatnya.

BAB 16
PAMERAN*CONFEX*EXPO

Menilik dan mempelajari perkembangan serta pertumbuhan kegiatan pameran yang dewasa ini sudah mendunia sifatnya,dapat disimpulkan bahwa kegunaan yang efektif dari kegiatan berbagai jenis pameran sebagai berikut
- Menarik dan menemu kenali prospek baru .Melalui ameran dapat dihasilkan angka-angka pengeluaran untuk riset dan pengembangan.biaya sales representatives untuk memperoleh pelanggan selama pameran baik yang lama maupun yang baru.
- Pelayanan pelanggan-pelanggan baru.Biaya efektif dari hubungan penjualan baru dengan pelanggan-pelanggan baru ini
- Memperkenalkan produk baru .Bagi para peserta pameran adalah kesempatan memperkenalkan produk baru berdasarkan costumer condition.Artinya setelah memperoleh informasi secara tepat dan menarik serta memperhatikan demo produk baru secara meyakinkan,pengunjung (customer)langsung membeli serta paling tidak peserta pameran memperoleh petunjuk (lead) penjualan berikutnya.
Pembagian stan (booths) untuk para peserta pameran (exhibition) dapat dilakukan :
- Yang datang pertama dan dilayani pertama adalah cara yang paling adil (Fair).
- System poin (point system) cara poin ini dilakukan dengan berbagai pertimbangan.Pengalaman pada masa lalu .
- System undian (lottery system).Peraih nomor boleh memilih stan yang mana dia suka.Cara ini mungkin dpat dikatakan adil.
- Cara berikut disebut advance sale.Cara ini dilakukan pada waktu pameran sedang berlangsung untuk kesempatan pameran berikutnya dengan menggelar denahnya.
Agar pelaksanaan [ameran berjalan dengan baik perlu ada pelaku pameran dengan batasan kerja yang jelas.Dibwah ini disebutkan beberapa pelaku-pelaku utama Industri Pameran adalah :
- Manajer Pameran adalah Pelaksana Pengelolaan Pameran yang bertindak sebagai pengusaha (entrepreneur) pameran.Tugas pokoknya ialah membuat perumusan konsep dan pengembangan bisnis pameran.
- Manajer Pameran Korporasi adalah pengelolaan pameran korporasi.Sebagai karyawan korporasi yang bersangkutan dia bertanggung jawab atas kelancaran pameran dari segi aspek-aspek media pemasarannya.
- Pelayanan Pameran (trade show service) adalah kelompok yang mengerjakan segmen-segmen kontraktor pelayanan pameran (exposition service contractor)
- Manajer Balai Pameran /Pusat Konvensi menyediakan ruang pameran terbuka (a freestanding exhibit hall),pusat konvensi yang komprehensif

PELAKSANAAN OPERASIONAL
Pameran (Fair or Trade Show) adalah usaha untuk menggelar barang-barang,produk,ide/gagasan atau jasa pelayanan dipromosikan dengan tujuan untuk di jual.Dari segi ukurannya pameran bias dikategorikan kecil,sedang,besar yang terdiri dari 2 atau 3 dimensi :
- pameran temple (poster),
- pajangan di atas meja,
- pameran di hotel
- pameran di stan-stan (booths)
- pameran di bangunan bebas,
- pameran di luar bangunan,di lapanga terbuka (pameran dirgantara :pesawat-pesawat udara)
Pameran yang diutarakan di atas adalah pameran yang penyelenggaraannya dikaitkan dengan program kegiatan persidangan konvensi atau konprensi.
Alasan digandeng dengan konvensi/konprensi :
- untuk tambahan penghasilan (langsung atau tidak langsung)
- sponsor tambahan dalam penyelenggaraan konpresi/konvensi
- menarik perhatian industri dan menambah jumlah delegasi
Keuntungan bagi peserta pameran dalam gandengan pameran dan konprensi/konvensi :
- Kesempatan biaya jual yang rendah
- Target peserta dan pengunjung dapat diperkirakan dengan akurat
- Pemahaman terhadap keinginan/kebutuhan pelanggan khusus teruji
Keuntungan lain dari konprensi yang di gandeng dengan pameran (confex) adalah :
- perolehan pendapatan tambahan
- meningkatkan jumlah delegasi peserta profesional
- mengangkat pseringkat dan prestise konprensi/konvensi
Alasan mengapa tidak menyelenggarakan pameran di gandeng dengan program kegiatan persidangan konprensi /konvensi adalah :
- kemungkinan rugi besar sekali
- kompetisi dengan pameran-pameran yang sama tujuannya
- lokasi yang tidak tepat (transportasi,hotel,tidak memungkinkan jaraknya)
Aturan dan tata tertib yang perlu menjadi pertimbangan bagi manajer pameran seperti hal-hal di bawah ini :
- otoritas pemrakarsa pameran
- aturan main dalam tata tertib pameran
- lokasi dan waktu pameran
- jadwal pameran

BEBERAPA SYARAT LOKASI DAN BIAYA
Penentuan Lokasi :
Perhatian manajer pameran harus juga ditujukan kepada hal-hal pilihan lokasi dan perkiraan biaya.Mengenai lokasi :
- cukup luas
- rasio runag kosong dan luas areal lokasi 50:50
- perhatikan tiang-tiang besar dan ruang tak tentu bentuk
- peraturan bangunan setempat (pemerintah setempat) di mana lokasi berada harus mendapat perhatian khusus
Pendaftaran
Perusahaan-perusahaan peserta pameran menyerahkan formulir pendaftaran keikutsertaan mereka dengan uang muka (down payment) dengan kategori sebagai berikut :
- 30% dari jumlah harga sewa stan disertai formulir pendaftaran ditambah 10% dalam bentuk jaminan
- 40% enam bulan sebelum pameran mulai dibuka
- 30% sebulan sebelum pameran resmi dibuka
Biaya-biaya :
- harga tetap per m2
- harga khusus untuk area (hall),
- harga lebih murah untuk build up &break down days
Jangka waktu membangung stan-stan :
- 24/48 jam membangun stan dasar
- 24 jam merapikan stan
- 6 jam untuk membersihkan segala sesuatunya dan siap untuk pembukaan
Teknis pelaksanaan :
- 1 jam sebelum di buka,segala sesuatu sudah rapi,bersih,siap untuk menerima pengunjung
- ½ jam sebelum sesi-sesi dalam kongres.konprensi dan ½ jam setelah selesai baru stan-stan di tutup

PENTINGNYA KONPRENSI + EXPO (CONFEX)
Perlu dijelaskan oleh manajer pameran kepada peserta dan pengunjung mengenai hal-hal sebagai berikut :
- kualitas makalah dalam kongres
- makalah menyajikan hasil –hasil yang baru
- kesempatan bertemu dengan sahabat baru
- fasilitas Pusat Konvensi/Balai Pameran
- biaya perjalanan ke dan dari lokasi Confex

BAB 17
PRASARANA DAN SARANA WISATA KONVENSI

Pada dasarnya manusia terpanggil untuk bergaul dan berkumpul dengan sesamanya.Dengan berbagai cara manusia berusaha mengungkapkan hakikat sosialnya dengan berdialog,bermain,belajr bersama,berusahabersama bahkan berkonlik .
Motif-motif di bawah ini biasanya merupakan alasan mengapa orang ingin melakukan konvensi :
- untuk tukar menukr informasi
- untuk saling belajar
- untuk memecahkan problema
- untuk memperluas wawasan
Beberapa jenis tempat yang biasa dipilih sesuai keinginan adalah :
- balai sidang
- pekan raya
- gedung serba guna
- aula universitas
- balai masyarakat
Prasarana dan sarana lokasi (venue),harus sampai pada pilihan yang patut dilengkapi dengan perangkat sarana-sarana :
- Sistem pengaturan ruang (untuk konprensi)
- System pengaturan stan (untuk konvensi)
- System penyampaian komunikasi
- Fasilitas AV
- Interpretasi simultaneous
- Langit-langit tinggi
- Pasokan listrik,lampu,air
- Pasokan proyektor
- Podium (rostrum)

- Ruangan toilet (restrooms) yang tidak cukup
- Hiburan,entertainment

ALAT PERLENGKAPAN PUSAT KONVENSI
Ruang Sidang Utama :
- part & tilt cameras untuk pendukung pembicara
- video recorder/player
- multi disc palyer
- computer
- slide scanner
Ruang Pameran :
Untuk ruang pameran diperlukan perlengkapan sebagai berikut :
- microphone input mixer dengan saluran input mixer
- sound system berkekuatan watt besar
- fasilitas telepon dalam dan keluar negri (telepon kartu)

- saluran udara (compressed air connection)
- saluran pembuangan air (Drainage)
Ruang Sidang Kecil :
Untuk siding siding komisi,ruangan perlu dilengkapi dengan :
- microphone input mixer dengan saluran sesuai kebutuhan
- microphone switchboard
- video projector
- slide projector
- projector untuk bnahan opac
- layer portable atau terpasang di tembok (wall screen)
Ruang Sekretariat
Untuk ruang secretariat diperlukan :
- computer (PC)
- printer
- mesin fotokopi yang mampu mensortir hasil kopi
- telepon
- mesin faksimili
- white board besar untuk pengumuman sewaktu-waktu
Fasilitas Hotel :
- kolam renang
- health center
- fasilitas olahraga di dalam ruangan dan di ruangan terbuka
- lapangan parker luas (untuk 1000 kendaraan atau lebih)
- televisi satelit
- F&B services : coffee shop,dining room,restaurant and bar lounge
- Direct dial telephone
- Shopping arcade
- Car rental service
Fasilitas runag konprensi/pertemuan :
- perlatan telekomunikasi dan presentasi lengkap
- podium
- meja kursi selengkapnya
Perlengkapan Kamar :
- AC yang dapat dikontrol sendiri
- Kamar mandi luas (tub and shower)
- International direct dial telephone
- Radio dan taped music
- Mini bar
- Room safe
- Security key card system

Sumber :http://one.indoskripsi.com/node/7747

Selasa, 30 Maret 2010 di 11.45

1 Comment to "WISATA KONVENSI"

sangat luar biasa, walau dengan referensi peraturan yang sudah lewat, tetapi pokok-pokok pengertiannya masih relevan

Poskan Komentar